Політика обробки та захисту персональних даних

1.1. Ця Політика визначає порядок обробки та захисту персональних даних, які Товариство з обмеженою відповідальністю «ПОРТСАЙД» (код ЄДРПОУ 44976101, місцезнаходження: Україна, 68600, Одеська область, Ізмаїльський район, місто Ізмаїл, вул. Грецька, будинок 30; далі — «Товариство», «ми») обробляє як володілець персональних даних під час:

• роботи вебсайту Товариства (далі — «Сайт»);
• роботи клієнтського порталу PORTSIDE (далі — «Портал»);
• надання транспортно-експедиторських та супутніх послуг.

1.2. Політика розроблена відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI (далі — «Закон») та інших актів законодавства України.

1.3. Контакти з питань персональних даних: portsidelogistics.office@gmail.com (тема листа: «Персональні дані»).

Терміни «персональні дані», «обробка», «володілець», «розпорядник», «суб'єкт персональних даних», «згода» вживаються у значеннях, наведених у статті 2 Закону. «Користувач» — фізична особа, яка користується Сайтом або Порталом (у тому числі як представник юридичної особи чи фізичної особи — підприємця). «КЕП» — кваліфікований електронний підпис, «УЕП» — удосконалений електронний підпис на основі кваліфікованого сертифіката, обидва у розумінні Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.

3.1. Звернення через контактну форму Сайту: ім'я, назва компанії, телефон / месенджер, електронна пошта, зміст звернення.

3.2. Користувачі Порталу: відомості з кваліфікованого сертифіката відкритого ключа КЕП або УЕП (прізвище, ім'я, по батькові; РНОКПП; найменування та код ЄДРПОУ організації, яку представляє особа; найменування надавача електронних довірчих послуг), електронна пошта, відомості про сеанси доступу та вчинені в Порталі дії (журнали, протоколи підписання).

3.3. Співробітники клієнтів, яким оформлюється електронна довіреність: прізвище, ім'я, по батькові; РНОКПП (за наявності); серія та номер паспорта або номер ID-картки; посада; електронна пошта. Ці дані до Порталу вносить клієнт (його керівник або уповноважена особа).

3.4. Особи, зазначені в заявках і перевізних документах (водії, представники перевізників): прізвище, ім'я, по батькові; телефон; громадянство; дата народження; вид, серія та номер документа, що посвідчує особу; номер і строк дії посвідчення водія. Ці дані до Порталу вносить клієнт або вони містяться в документах, які клієнт завантажує; копії таких документів (сканкопії, фотографії) зберігаються в Порталі як вкладення до відповідної заявки (пункт 6.5).

3.5. Технічні дані: IP-адреса, дата і час доступу, ідентифікатори сесій, технічні журнали, необхідні для безпеки та працездатності Порталу.

3.6. Ми не обробляємо цілеспрямовано персональні дані особливих категорій (стаття 7 Закону) і просимо не завантажувати документи, що їх містять, якщо цього не вимагає оформлення перевезення.

• укладення та виконання договорів транспортного експедирування, оформлення і супровід заявок на перевезення;
• ідентифікація користувачів, перевірка повноважень (у тому числі за електронними довіреностями) та накладення КЕП або УЕП;
• ведення юридично значущого журналу дій і протоколів підписання (доказова фіксація);
• автоматичне розпізнавання завантажених документів для заповнення полів форм (розділ 6);
• опрацювання звернень і комунікація;
• виконання обов'язків, покладених на Товариство законодавством (податковий, бухгалтерський облік, документи перевезення);
• забезпечення безпеки та працездатності Сайту і Порталу.

• укладення та виконання правочину, стороною якого є суб'єкт персональних даних або який укладено на його користь чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на його вимогу;
• згода суб'єкта персональних даних (зокрема для контактної форми та для передачі даних Google, описаної в розділі 6);
• законний інтерес Товариства та клієнтів — надання уповноваженого доступу представникам клієнтів, безпека Порталу, захист правових вимог;
• виконання обов'язку володільця, передбаченого законом.

6.1. Портал містить необов'язкову функцію автоматичного розпізнавання документів: завантажений файл (або вставлений текст) передається для автоматизованої обробки постачальнику технології — Google LLC (Сполучені Штати Америки; обробка може відбуватися також в інших юрисдикціях, де Google та її підрядники обробляють дані) через сервіс Gemini API. Результат — попередньо заповнені поля форми, які користувач зобов'язаний перевірити. Файл, доданий під час оформлення заявки, водночас зберігається в Порталі як вкладення до неї (пункт 6.5).

6.2. Завантажені документи можуть містити персональні дані (наприклад, дані водіїв, посвідчень, паспортів). Така передача є транскордонною передачею персональних даних у розумінні статті 29 Закону та здійснюється виключно за однозначної згоди відповідної особи або за наявності іншої підстави, передбаченої частиною третьою статті 29 Закону.

6.3. Використання функції розпізнавання є добровільним: усі дані можна ввести вручну, без передачі документів Google.

6.4. Google LLC передається лише вміст, потрібний для розпізнавання; Товариство не використовує його для інших цілей. Відповідно до застосовних умов надання сервісу Gemini API вхідні дані не використовуються Google для навчання моделей.

6.5. Зберігання завантажених файлів. Файли, додані під час оформлення заявки — як у майстрі одиничної заявки, так і в масовій подачі, — зберігаються в Порталі як вкладення до заявки. Це відбувається автоматично і є частиною оформлення заявки, а не окремою необов'язковою дією, та не залежить від того, чи запускалося для файлу розпізнавання. У масовій подачі один файл (зокрема реєстр, з якого заповнено пакет) стає вкладенням кожної заявки пакета: це той самий документ, він входить до підписуваного змісту кожної заявки й охоплюється підписом кожної з них окремо, тому його видалення позбавляє чинності підписи під усіма заявками пакета, до складу яких він входить. Файли, завантажені для розпізнавання поза оформленням заявки (наприклад, при додаванні судна або вантажної митної декларації), у Порталі не зберігаються — залишаються лише розпізнані значення полів, підтверджені користувачем. Вкладення є невід'ємним додатком до заявки: контрольні суми (хеші) вкладених файлів входять до змісту заявки, який підписується КЕП або УЕП, тому підміна, заміна або видалення вкладення після підписання позбавляє підпис чинності щодо такої заявки. Файли зберігаються у зашифрованому сховищі з розмежуванням доступу: до них має доступ клієнт, якому належить заявка, та уповноважені працівники Товариства. Строк зберігання вкладень — той самий, що для самої заявки та первинних документів перевезення (розділ 8).

6.6. Відкликання згоди на передачу вмісту Google (розділ 10) припиняє подальше використання функції розпізнавання, але не тягне видалення вкладень уже підписаних заявок: такі документи Товариство зберігає на підставі виконання правочину та обов'язку зберігати первинні документи, встановленого законодавством (розділи 5, 8). До того ж технічно видалення вкладення позбавило б чинності накладений на заявку КЕП або УЕП; якщо один файл є вкладенням кількох заявок пакета (пункт 6.5), його видалення торкається всіх таких заявок одночасно.

6.7. Завантажуючи документи, що містять персональні дані інших осіб, користувач підтверджує, що таких осіб поінформовано і що передача здійснюється на законній підставі (розділ 9).

7.1. Ми не продаємо персональні дані та не передаємо їх третім особам для маркетингових цілей.

7.2. Дані можуть передаватися:

• Google LLC — виключно в межах, описаних у розділі 6;
• постачальникам послуг хостингу та технічної інфраструктури — в обсязі, необхідному для роботи Сайту і Порталу;
• перевізникам, портовим та іншим суб'єктам, задіяним у виконанні конкретного перевезення, — в обсязі, необхідному для оформлення та здійснення перевезення (дані водіїв, транспортних засобів, документів);
• державним органам — виключно у випадках і порядку, встановлених законом.

• дані контактної форми — до 1 року з моменту останньої комунікації, якщо договір не укладено;
• дані облікових записів, заявок та їхніх вкладень (пункт 6.5), електронних довіреностей, протоколів підписання та журналів дій — протягом строку користування Порталом і дії відповідних договорів та після їх припинення протягом строків позовної давності і строків зберігання первинних документів, встановлених законодавством (не менше 1095 днів);
• технічні журнали безпеки — до 1 року.

Після спливу строків дані видаляються або знеособлюються.

Вносячи до Порталу або завантажуючи документи з персональними даними інших осіб (своїх співробітників, водіїв, представників перевізників), клієнт підтверджує та гарантує, що ці особи поінформовані про передачу їхніх даних Товариству, про мету обробки та свої права і що така передача має законну підставу. Товариство обробляє ці дані виключно для цілей, зазначених у розділі 4.

Ви маєте право:

• знати про джерела збирання своїх персональних даних, місцезнаходження даних, мету їх обробки;
• отримувати інформацію про умови надання доступу до даних та доступ до своїх персональних даних;
• пред'являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки, вимагати зміни або знищення даних, якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними;
• на захист від автоматизованого рішення, яке має для вас правові наслідки;
• відкликати згоду на обробку (без впливу на законність обробки до відкликання);
• звертатися зі скаргами до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

Запити надсилайте на portsidelogistics.office@gmail.com. Відповідь надається у строки, встановлені Законом.

Товариство вживає організаційних і технічних заходів захисту, зокрема: автентифікація користувачів Порталу за КЕП або УЕП; розмежування доступу за повноваженнями та електронними довіреностями; ведення незмінних журналів дій із криптографічним ланцюжком контролю цілісності; шифрування каналів передачі даних; обмеження доступу персоналу за принципом необхідного мінімуму.

Сайт і Портал використовують лише технічно необхідні cookie (ідентифікатор сесії, налаштування інтерфейсу). Сторонні аналітичні чи рекламні трекери не використовуються. У разі їх запровадження ця Політика буде оновлена до початку їх використання.

Ми можемо оновлювати цю Політику. Нова редакція публікується на Сайті та в Порталі із зазначенням дати; суттєві зміни додатково анонсуються в Порталі. Продовження користування після набрання чинності новою редакцією означає ознайомлення з нею.

Політика складена українською мовою. У разі надання перекладу та виявлення розбіжностей пріоритет має українська версія.